自2019年1月1日起，《机关档案管理规定》（国家档案局第13号令）在全国范围内正式施行。近年来，随着信息化的快速发展和档案管理实践的不断进步，档案管理越来越趋向专业化、精细化，对机关档案制度建设提出了更高的要求。
馆库建设与管理
（1）用房类型
机关应当分别设置档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房，并根据工作需要设置展览用房、档案数字化用房、服务器机房等。档案库房应当根据载体类型分别设置，不具备条件的应当根据载体类型分区设置。
县级或形成档案数量较少的机关设置库房以外其他档案用房时，可以按照办公、整理、阅览等基本功能分区设置。（《规定》第十四条）
（2）用房面积
档案办公用房面积按照《党政机关办公用房建设标准》执行。阅览用房面积应当满足不同类型档案阅览需求，适应涉密档案与非涉密档案分区阅览的需要。（建议不小于12m2）
档案库房面积应当满足机关档案法定存放年限需要，使用面积按（档案存量+年增长量x存放年限）x60m2/万卷（或10万件）测算。档案数量少于2500卷（或25000件）的，档案库房面积按15m2测算。
整理用房、展览用房、档案数字化用房、服务器机房等用房面积应当满足业务开展需要。（建议以县级三类档案馆水平为参考确定）（《规定》第十四条）
（档案存量+年增长量x存放年限）x60m2/万卷（或10万件）
档案存量：截至测算之日机关保存的档案总量
年增长量：机关每年形成的档案数量
存放年限：机关档案自形成至移交档案馆之间的间隔年限
（3）选址要求
应选择工程地质条件和水文地质条件较好的地段，并宜远离洪水、山体滑坡等自然灾害易发生的地段；应远离易燃、易爆场所和污染源；应选择交通方便、城市公用设施较完备的地段；应选择地势较高、场地干燥、排水通畅、空气流通和环境安静的地段。（JGJ25-20103.0.2）
档案用房宜集中布置，自成一区。档案办公用房选址应当便于档案库房管理。档案库房选址应当防潮、防火、避免阳光直射，利于档案保护。
档案库房不应设置在地下或顶层，地处湿润地区的还不宜设置在首层。档案库房不得毗邻水房、卫生间、食堂（厨房）、变配电室、车库等可能危及档案安全的用房。（第十六条）
（4）建筑设计
档案办公用房建筑设计应当符合《办公建筑设计规范》（JGJ67）规定。
整理用房、阅览用房建筑设计应当符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）规定。（参考JGJ25-20104.3.2）
档案库房内不得设置其他用房和明火设施，不应设置除消防以外的给水点，其他给水排水管道不应穿越库房。档案库房的装具布置、门窗设置应当符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）规定。（第十七条，参考JGJ25-20104.2.8、4.2.9、5.3.3、5.3.4）
档案库房配备的档案装具应当与档案库房楼面均布活荷载标准值相匹配。库房采用密集架的，楼面均布活荷载标准值不应小于8kN/m2或按档案装载情况相应增加。（第十八条）
3-2 三大系统
档案库房应当配备温湿度监测调控系统，安装漏水报警设备。档案库房不得使用电阻丝加热、电热油汀及以水、汽为热媒的采暖系统。
保存重要档案或具备条件的，应当安装恒温恒湿设备，必要时可配备通风换气、空气净化设备。（《规定》第十九条）
档案库房应当配备消防系统。根据档案重要程度和载体类型的不同，可以选择采用洁净气体、惰性气体或高压细水雾灭火设备。档案库房应当安装甲级防火门，配备火灾自动报警设备。（《规定》第二十条）
档案库房应当安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护栏等防护设施，可以选择设置智能门禁识别、红外报警、视频监控、出入口控制、电子巡查等安全防范系统。整理用房、阅览用房、档案数字化用房应当设置视频监控设备。（《规定》第二十一条）
安全防范系统的设计、建设应符合《安全防范工程技术标准》（GB50348-2018）要求。
库房现代化管理（智能库房管理）
环境智能管理设施（温湿度自动监测调控设施、库房漏水自动检测报警设施、通风换气自动控制设施和照明、电源自动控制设施等）
消防智能管理设施（智能控制器、火灾探测器、电话语音模块、声光报警器和灭火装置等）
安防智能管理设施（门禁自动控制设施、防盗报警自动控制设施、动态视频自动控制设施等）
档案实体智能管理设施（档案自动定位、识别系统和智能密集架等）
3-3 保管与保护
档案保管是维护档案管理秩序，使档案存放和使用始终安全有序，即“维护秩序”；档案保护是保护档案实体的理化状态，在存放和使用中不受或少受人为或自然因素的损害，并尽量延长其寿命，即“保护实体”。
档案保管
（1）库房编号和排架
编号：为了科学管理库房，应以唯一性、稳定性、易识别、易使用为原则对库房编号。库房数量较少的，编制简单顺序号即可；库房分散且数量较多，也可以以建筑物号、层号、房间号为要素进行编号。
排架：是指对库房内档案柜架按一定的顺序进行排放，要求做到整齐有序、空间适度、避光通风和统一编号。
（2）档案上架与存放
上架：档案上架应与本单位分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。档案存放可采取竖放和平放两种方式。
存放：为了便于掌握档案存放情况并迅速存取档案，应当为排好的档案编制存放位置索引。存放位置索引可以制成图表，也可以绘制成示意图悬挂在库房或者制作统一的标识标牌张贴在柜架侧面。
（3）档案保管情况检查
机关档案部门应当定期组织人员对档案数量进行清点、对保管状况进行检查，定期对电子档案的保管情况、读取状况等进行检查，发现问题应当及时处理，并建立检查和处理情况台账。（第四十条）
档案保管情况检查主要包括档案数量检查、排架次序检查、损坏情况检查和归库检查等。其中档案数量检查、排架次序检查和损坏情况检查一般采取定期检查方式，一年以1-2次为宜；归库检查应随时进行，档案归库时即应进行检查。检查工作应当形成检查记录，并纳入全宗卷管理。
档案保护
（1）档案制成材料控制
纸质档案的制成材料主要是纸张材料和字迹材料，耐久性取决于纸张材料和字迹材料的耐久性。其中棉纤维造出的纸张耐久性最好，禾本科纤维耐久性最差；炭黑是最耐久的色素成分，颜料次之，染料是不耐久的字迹材料。
胶片档案主要由片基、影像层和助剂层组成。影像层对于档案的耐久性至关重要。其中银盐感光材料稳定性好，如黑白胶片等，非银盐感光材料易分解褪色，如彩色胶片等。
（2）库房温湿度控制
库房温湿度应符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）规定。（《规定》第三十八条）
防紫外线：要求尽量增强档案制成材料自身的防光能力；通过安装遮光阻燃窗帘、密闭柜架等方式防止光线直射，对档案实现避光保存；选择含紫外线少的照明光源，尽可能控制光线对档案材料造成的损害。
防有害生物：要求库房门窗要严密，设置纱窗防止昆虫进入，有条件的对空气通道采取过滤措施；严格控制温湿度，抑制虫霉生长或蔓延；定期清扫除尘，保持库房清洁；定期采取措施，防治鼠虫霉等。档案虫霉的具体防治措施参照《档案虫霉防治一般规则》（DA/T35一2017）执行。
防水、防潮：要求合理选址，库房不设置在地下，湿润地区的亦不设置在首层，不得毗邻水房、卫生间；地面进行防水处理，根据需要设置排水口等。
防尘、防污染：要求提高库房的密闭性，有条件的采用空气净化装置过滤和净化空气；库房墙壁、地面选用坚硬、光滑、易于清洗的材料等。
（3）档案应急情况处置
机关应当制定档案管理应急预案并定期组织演练，以应对突发事件和自然灾害。档案管理应急预案应当纳入机关总体应急预案。（《规定》第三十七条）
按照《档案工作突发事件应急处置管理办法》（档函〔2008〕207号）编制。
